Zarządzanie wirtualnym biurem to przełomowa koncepcja cięcia kosztów, zwiększania elastyczności i zwiększania produktywności. Pomimo wszystkich potencjalnych pułapek związanych z jego wdrożeniem, współczesny świat korporacyjny zmierza w kierunku zautomatyzowanej przestrzeni roboczej, witając tę nową koncepcję z nowymi nadziejami i aspiracjami. Jeśli uważasz, że Twoja firma może działać zdalnie, sugerujemy podejście do tej nowatorskiej koncepcji zarządzania miejscem pracy. Wkrótce zbierzesz nagrodę za sukces.
Przestrzeń fizyczna a przestrzeń wirtualna
Pierwszym elementem, który należy wziąć pod uwagę i prawdopodobnie najbardziej decydującym, jest przestrzeń fizyczna. Wirtualne biura nie mają takiego samego dostępu do przestrzeni jak tradycyjne biuro. Tradycyjne biuro to przecież prawdziwe biuro – prawdziwe miejsce ze ścianami, podłogami, biurkami, miejscem spotkań, recepcją i tak dalej. To niewątpliwie zbliża pracowników. Z drugiej strony ta opcja pozostawia niewielką elastyczność, ponieważ często jesteś związany długoterminową dzierżawą, nie wspominając o wielu kłopotach związanych z przeprowadzką.
Wirtualne biura z kolei nie mają prywatnej przestrzeni dla każdego mieszkańca. Pracownicy pracują niemal wszędzie – w domu, w bibliotece, w kawiarni lub we wspólnej przestrzeni biurowej zapewnianej przez dostawcę wirtualnego biura. W rzeczywistości wirtualne biuro bardziej przypomina skrzynkę pocztową, telefon i usługę e-mail w fizycznym budynku, zapewniając adres firmy i powiązane usługi, aby Twoja firma działała. Ta opcja jest szczególnie korzystna dla firm gromadzących talenty z całego świata, ale niektórzy mogą nie docenić faktu, że nie promuje ona kontaktu osobistego. Ponadto można spodziewać się nieco większych inwestycji w oprogramowanie do zarządzania, kamery internetowe, szkolenie pracowników w zakresie korzystania z narzędzi elektronicznych itp.
Wydatki
Tradycyjne biura są z pewnością droższe niż wirtualne, ponieważ cieszysz się prywatną fizyczną przestrzenią. Jednak w przypadku wirtualnego biura płacisz tylko za usługi, albo jako stałą opłatę, albo na zasadzie a la carte, w zależności od Twoich potrzeb. To znacznie obniża koszty operacyjne, a także oferuje dużą elastyczność, która może być idealna dla małych firm lub firm z dużą liczbą pracowników w trasie lub na całym świecie. Ponieważ ta opcja nie pozwala na dostęp do przestrzeni fizycznej, organizowanie spotkań z pracownikami i klientami wymaga nieco większego wysiłku logistycznego, ponieważ za każdym razem trzeba będzie wynająć salę konferencyjną od dostawcy wirtualnego biura.
